I. Nazwa i adres zamawiającego:
Gmina Tyrawa Wołoska, Tyrawa Wołoska 175, 38-535 Tyrawa Wołoska
NIP 687-17-85-094, REGON 370440761
Telefon: 13 46 596 31, fax. 13 46 569 24
e-mail: urzad@tyrawa.pl
II. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO
Z uwagi na to, że wartość zamówienia nie przekracza równowartości kwoty 30.000 euro w niniejszym zapytaniu ofertowym nie będą stosowane przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2015 r., poz. 2164 z późn. zm.)
Postępowanie jest prowadzone w trybie zapytania ofertowego, zgodnie z art. 4 pkt 8 tejże ustawy oraz Zarządzeniem Nr 67/16 Wójta Gminy Tyrawa Wołoska z dnia 12.10.2016 r. w sprawie wprowadzenia „Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość szacunkowa nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000,00 euro netto”.
III. Opis przedmiotu zamówienia:
A. Dostawa, montaż i wdrożenie systemu ma obejmować:
1) system do transmisji obrad rady gminy z wykorzystaniem kamery (obejmujący: jedna kamera statyczna, okablowanie, szkolenie, oprogramowanie, opłata abonamentowa);
2) system do głosowania dla 15 radnych (obejmujący: oprogramowanie, licencje, opłata abonamentowa, szkolenie) i konfiguracja oprogramowania;
3) tablety dla radnych z urządzeniem sieciowym (15 tabletów 7 calowych bez modułu 3G/GSM) oraz urządzenia sieciowe (access point);
4) świadczenie zdalnej usługi asysty technicznej oraz serwisu systemu informatycznego przez okres 1 roku od dnia wdrożenia.
B. Wymagania funkcjonalne systemu:
1. Dostęp do systemu za pomocą urządzeń mobilnych (tabletów) umożliwiający oddawanie głosów w czasie rzeczywistym podczas posiedzenia poprzez wybór jednego z 3 przycisków: „za", „przeciw", „wstrzymuję się";
2. Elektroniczna obsługa posiedzeń rady gminy poprzez:
- elektroniczną obsługę głosowań podczas sesji rady gminy;
- prezentacja porządku obrad oraz dostęp do załączników w czasie posiedzenia;
- prezentacja przedmiotu głosowania, listy osób uprawnionych do głosowania i wyników głosowania w czasie posiedzenia;
- możliwość wprowadzania zmian do porządku obrad w trakcie trwania posiedzenia; zatwierdzanie uchwał;
- przygotowanie projektu protokołu z posiedzeń z automatycznym przekazywaniem wyników głosowań do projektu protokołu;
- sporządzanie raportu obecności z możliwością przekazania go do projektu protokołu;
- rejestracja zapisu audio-video oraz możliwość późniejszego odsłuchu w celu sporządzenia protokołu;
- możliwość wydruku wyników głosowania po obradach;
3. Dostawa systemu do transmisji obrad rady gminy na żywo z wykorzystaniem serwisu YouTube, spełniającego poniższe wymagania:
- integracja transmisji obrazu z systemem do zarządzania obsługą posiedzeń; nagrywanie obrad na dysku komputera (laptopa) służącego do zarzadzania transmisją posiedzenia;
integracja systemu transmisji z kamerą;
- publikacja materiałów sesyjnych oraz wyników przeprowadzonych głosowań w Internecie w oparciu o dostarczoną infrastrukturę techniczną;
- połączenie systemu transmisji obrazu z systemem konferencyjnym (mikrofony, jednostka centralna) pełniącym jednocześnie funkcję nagłośnienia obrad.
IV. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW
1. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca spełniający następujące warunki:
1) posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
2) posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie;
3) dysponuje potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
4) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
5) nie podlega wykluczeniu z postępowania.
Ocena spełnienia warunków wymaganych od Wykonawców zostanie dokonana na podstawie oświadczeń i dokumentów załączonych do oferty wg formuły „spełnia - nie spełnia".
V. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA do 9.11.2018r. .
Osobą uprawnioną do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami jest:
Paweł Malarczuk, tel. 13 46 569 35, e-mail: pawelm@tyrawa.pl.
Termin związania ofertą: do 14 dni od daty rozstrzygnięcia postępowania.
Termin i miejsce podpisania umowy wyznaczy Zamawiający.
Zastrzega się możliwość uzgodnienia terminu podpisania umowy drogą telefoniczną.
VI. KRYTERIA OCENY OFERT:
O wyborze najkorzystniejszej oferty decydować będzie cena – 100%
VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA I TERMIN ZŁOŻENIA OFERT.
-
Każdy Wykonawca może złożyć w prowadzonym postępowaniu tylko jedną ofertę.
-
Oferta musi być złożona w formie pisemnej na komputerze lub inną techniką , sporządzona czytelnie w języku polskim oraz podpisana przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w zakresie praw i obowiązków majątkowych Wykonawcy. W przypadku podpisania oferty przez inną osobę wymagane jest dołączenie do oferty stosownego pełnomocnictwa.
-
Koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi składający ofertę.
4. Oferta winna zawierać następujące dokumenty:
- oferta
- oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia,
- oświadczenie o posiadanych uprawnieniach, wiedzy i doświadczeniu niezbędnych do wykonania zadania
Oferty, które będą zawierały błędy w dokumentach lub będą niekompletne, nie będą brane pod uwagę przy wyborze najkorzystniejszej oferty.
Oferty należy składać do dnia 24.10.2018 r. do godz. 15:00, osobiście, przez pocztę faksem w sekretariacie Urzędu Gminy w Tyrawie Wołoskiej, 38-535 Tyrawa Wołoska 175 fax. 134656924, w zamkniętych kopertach oznaczonych „Zakup, montaż i wdrożenie w Urzędzie Gminy Tyrawa Wołoska systemu do automatycznej transmisji obrad rady gminy oraz elektronicznego głosowania imiennego przez radnych." lub pocztą elektroniczną na adres urzad@tyrawa.pl również oznaczonych w powyższy sposób.
Oferty które wpłyną po tym terminie nie będą rozpatrywane.
Otwarcie ofert nastąpi w dniu 24.10.2018 r. o godz. 15:15. w siedzibie Zamawiającego – pok. nr 27.
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawców w formie pisemnej, ponadto wynik postepowania zostanie ogłoszony na stronie internetowej bip.tyrawa.pl, oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w Tyrawie Wołoskiej.
Umowa w sprawie realizacji zamówienia zostanie zawarta z uwzględnieniem postanowień wynikających z treści niniejszego postepowania oraz danych zawartych w ofercie.
VII. MOŻLIWOŚĆ UNIEWAŻNIENIA POSTĘPOWANIA
Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia lub unieważnienia postępowania bez podania przyczyn.
Wójt Gminy Tyrawa Wołoska
inż. Jan Chowaniec