Zapytanie ofertowe na usługę

„Obsługa bankowa budżetu Gminy Tyrawa Wołoska z oraz jednostek organizacyjnych Gminy”
 

Z uwagi na to, że wartość zamówienia nie przekracza równowartości kwoty 130.000 zł w niniejszym zapytaniu ofertowym nie będą stosowane przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2019 r., poz. 2020 ze zm.).Postępowanie jest prowadzone w trybie zapytania ofertowego, zgodnie z art.2 ust. 1 pkt. 1 tejże ustawy oraz Zarządzeniem Nr 17/2021 Wójta Gminy Tyrawa Wołoska z dnia 30.03.2021 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania przez Gminę Tyrawa Wołoska zamówień wyłączonych spod stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.
I. Zamawiający
Nazwa zamawiającego :Gmina Tyrawa Wołoska
Adres: Tyrawa Wołoska 175
38-535 Tyrawa Wołoska
Tel.: 13 46 56 931
Fax: 13 46 56 924
e-mail: urzad@tyrawa.pl
adres strony internetowej: www.tyrawa.pl
Godziny urzędowania:
 poniedziałek 7:30-18:00, wtorek - czwartek 7:30-15:30, piątek 7:30-13:00
 
II. Określenie przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na bankowej obsłudze budżetu Gminy Tyrawa Wołoska  i jej jednostek organizacyjnych.
Oznaczenie wg Wspólnego słownika zamówień:
Kod CPV 66110000-4 Usługi bankowe
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
Okres obowiązywania umowy 8 maja 2021 r. do 07 maja 2023 r.
A. Przedmiot zamówienia obejmował będzie w szczególności:
1.       Otwarcie i prowadzenie rachunków bankowych bieżących i pomocniczych, rachunków funduszy celowych Gminy Tyrawa Wołoska  oraz jednostek organizacyjnych Gminy, na których gromadzone są wpłaty i z których dokonywane są wypłaty środków.
2.       Otwarcie i prowadzenie rachunków VAT do rachunków wskazanych przez Zamawiającego.
3.       Możliwość otwierania w trakcie trwania umowy innych rachunków pomocniczych na wniosek Gminy i jej jednostek organizacyjnych nie później niż następnego dnia roboczego od złożenia wniosku na piśmie.
4.       Umożliwienie Zamawiającemu podglądu na wszystkie swoje uruchomione rachunki bankowe oraz jednostek organizacyjnych wskazanych przez Zamawiającego.
5.       Potwierdzanie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych .
6.       Realizacja operacji bankowych krajowych i zagranicznych w formie elektronicznej bez pobierania opłat i prowizji .      
7.         Przyjmowanie wpłat i wypłat gotówkowych osób trzecich na rachunki bankowe Gminy
       oraz wszystkie rachunki jednostek organizacyjnych Gminy w siedzibie banku, oddziale,
       filii, agencji lub w punkcie kasowym prowadzonym przez bank.      
8.       Lokowanie wolnych środków na lokatach terminowych i negocjowanych.
9.       Otwarcie rachunków bankowych Gminy Tyrawa Wołoska i jej jednostek organizacyjnych ma nastąpić w terminie umożliwiającym sprawne przekazanie środków z dotychczasowych rachunków zamawiającego na nowe rachunki wraz z zachowaniem płynności obsługi bankowej
10.    Możliwość zaciągnięcia kredytu krótkoterminowego na rachunku bankowym prowadzonym dla budżetu Gminy Tyrawa Wołoska w wysokości określonej corocznie uchwałą budżetową
z przeznaczeniem na pokrycie występującego w trakcie roku budżetowego przejściowego deficytu.
Oprocentowanie kredytu w rachunku bieżącym oparte będzie na zmiennej stawce WIBOR 1 M skorygowanej o marżę banku ( dodatnią lub ujemną).
11. Udostępnienie w pełni funkcjonalnego  bezpłatnego systemu bankowości elektronicznej wraz
       z odpowiednim oprogramowaniem.
12. Nieodpłatne świadczenie usług w zakresie elektronicznej obsługi bankowej :
a)        udostępnienie systemu wg. Harmonogramu uzgodnionego z Zamawiającym;
b)        dostarczenie i zainstalowanie, we współpracy z Zamawiającym, na własny koszt                          i konserwowanie w okresie trwania umowy odpowiedniej ilości dodatkowych urządzeń takich jak np. tokeny, karty podpisu elektronicznego, czytniki kart czy inne wyposażenie komputerowe potrzebne dla bezpiecznej pracy systemu przy korzystaniu z usług aktywnych (np. realizacja przelewów); dopuszczalna jest metoda autoryzacji przez aplikację na telefonie,
c)        przeszkolenie pracowników w zakresie obsługi systemu, który umożliwi bezpieczne wdrożenie systemu i zapewni jego sprawne funkcjonowanie od pierwszego dnia obowiązywania umowy
d)        zapewnienie wsparcia/pomocy technicznej w godzinach pracy Zamawiającego;
e)        zapewnienie dostępu do infolinii Banku;
f)         pokrycie przez Bank strat Zamawiającego z tytułu dopuszczenia przez system do zrealizowania transakcji nieautoryzowanych /niewłaściwie autoryzowanych (np. ponad limit, przez nieuprawnionego użytkownika);
13.Zapewnienie możliwość generowania wyciągów bankowych  z ustaleniem salda i dokładnego opisu         
     dokonanej operacji na każdy dzień roboczy.
14.Wydanie i użytkowanie karty płatniczej.
15.     Wydawanie opinii i zaświadczeń na wniosek posiadacza rachunku.
16.     Zerowanie rachunków bankowych podstawowych i pomocniczych, zgodnie z dyspozycjami, polegające na przekazaniu z dniem 31 grudnia kwot pozostałych na wskazanych rachunkach na rachunek budżetu Gminy.  
17.     Zamknięcie rachunków bankowych w trakcie trwania umowy będzie dokonywane przez Wykonawcę na podstawie pisemnego wniosku Zamawiającego i nastąpi najpóźniej z upływem miesiąca od daty wpływu wniosku do Wykonawcy.
18.     Ceny za poszczególne usługi objęte umowa nie będą zmieniane w trakcie umowy i nie będą  podlegały waloryzacji. 
19.     Zapewnienie obsługi kasowej na terenie miejscowości Tyrawa Wołoska od daty podpisania umowy zapewniając przyjmowanie wpłat gotówkowych na rachunek Zamawiającego.
B. Informacja o Gminie, jednostkach organizacyjnych Gminy Tyrawa Wołoska i aktualnie posiadanych   
     rachunkach:
1.       Rachunki bieżące – 6 szt
2.       Rachunki pomocnicze- ok.11 szt
3.       Rachunki VAT-7 szt
4.       Średnia liczba użytkowników w ramach systemu bankowości elektronicznej- 17 osób
5.       Średnia roczna ilość przelewów realizowanych w formie elektronicznej  ok. 8.480
6.       Budżet Gminy Tyrawa Wołoska na 2021 r.
– planowane dochody  13.167.762,20 zł
- planowane wydatki   14.892.271,92 zł
7.    Limit kredytu w rachunku bieżącym dla Gminy Tyrawa Wołoska na 2021 r. - 200.000,00 zł
8.    Obsługa bankowa w ramach zamówienia publicznego obejmuje budżet gminy i następujące     
        jednostki organizacyjne:
·         Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Tyrawie Wołoskiej,
38-535 Tyrawa Wołoska 175
·         Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół w Tyrawie Wołoskiej,
38-535 Tyrawa Wołoska 177
·         Szkoła Podstawowa im. Marii Konopnickiej w Tyrawie Wołoskiej,
38-535 Tyrawa Wołoska 138
·         Gminny Ośrodek Kultury w Tyrawie Wołoskiej
38-535 Tyrawa Wołoska 191
·         Gminna Biblioteka Publiczna w Tyrawie Wołoskiej
38-535 Tyrawa Wołoska 191

III. Warunki udziału

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

 1.  Spełniają określone warunki:

1.1.    Posiadający uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności.

1.2.   Posiadają wiedzę i doświadczenie oraz dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

1.3.    Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

2.   Są zarejestrowani jako bank, zgodnie z ustawą prawo bankowe.

3.   Posiadają współczynnik wypłacalności wg stanu na dzień 31 grudnia 2020 r. zgodny z zapisem art. 128 ust. 1  ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo Bankowe (t. j. Dz. U. z 2020 r., poz. 1896
z późn. zm.).

IV. Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu.

Na ofertę składają się następujące dokumenty i załączniki:

1)         Formularz ofertowy – wypełniony i podpisany przez wykonawcę (załącznik nr 1  do zapytania)

2)         Formularz cenowy – wypełniony i podpisany przez wykonawcę (załącznik nr 2  do zapytania)

3)         Oświadczenie/zaświadczenie o posiadaniu współczynnika wypłacalności wg stanu na dzień    

31 grudnia 2020 r. zgodnego z zapisem ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo Bankowe,

4)     Potwierdzenie uprawnień do wykonywania czynności bankowych wydane na podstawie przepisów ustawy Prawo bankowe,

5)     Projekt umowy zawierający zapisy Ogólne warunki umowy,

6)     Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert

7)     Niezbędne pełnomocnictwa do reprezentowania Oferenta (wymagane gdy ofertę podpisuje inna osoba niż ujawniona we właściwym rejestrze jako uprawniona do reprezentacji Oferenta).

V.     Informacje o procedurze zapytania ofertowego.

1.    Wykonawca, którego oferta zawiera braki lub nieścisłości zostanie wezwany do ich uzupełnienia w terminie 48 godzin, a jeśli tego nie uczyni jego oferta nie będzie dalej rozpatrywana.

2.     Oferta wykonawcy, która nie spełnia wymagań zawartych w pkt III i IV zostanie   odrzucona

3.     Oferta zostanie oceniona zgodnie z kryteriami opisanymi w punkcie VIII niniejszego zapytania.

VI. Informacja o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami.

a)     pisemnie na adres: Urząd Gminy Tyrawa Wołoska , 38-535 Tyrawa Wołoska 175

b)     e-mailem skarbnik@tyrawa.pl

c)     faxem: 013 46 56 924

d)     osoby uprawnione do kontaktu z Oferentami:

-    w sprawie przedmiotu zamówienia – Dorota Czuryło - Skarbnik Gminy - tel. 13 46 56 930

-    w sprawie przeprowadzenia postępowania – Krystian Domaradzki – Z-ca Wójta , tel. 13 46 56 922 w godzinach pracy urzędu

VII. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert

1.      Ofertę należy złożyć w Sekretariacie Urzędu Gminy Tyrawa Wołoska, Tyrawa Wołoska 175, osobiście, przez pocztę lub kurierem w nieprzejrzystej, zamkniętej kopercie zaadresowanej do Zamawiającego i posiadającej oznaczenia:

Zapytanie ofertowe na usługę

„Obsługa bankowa budżetu Gminy Tyrawa Wołoska oraz jednostek organizacyjnych Gminy”

Nie otwierać przed 16.04.2021 r. godz. 11⁰⁰.

Poza oznaczeniami podanymi wyżej koperta powinna posiadać nazwę i adres wykonawcy.

2.      Termin składania ofert upływa z dniem 16.04.2021 r. o godz. 10⁰⁰.

Wszystkie oferty otrzymane po tym terminie zostaną zwrócone wykonawcom bez otwierania po upływie terminu do wniesienia odwołania.

3.      Miejsce i termin otwarcia ofert:

Otwarcie kopert z ofertami nastąpi w siedzibie Zamawiającego

 Urząd Gminy Tyrawa Wołoska,

38-535  Tyrawa Wołoska 175,

  w dniu 16.04.2021 r. o godz. 11⁰⁰ na parterze w Świetlicy Mrówka

VIII. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert

1.  Oferent zobowiązany jest zaoferować cenę obsługi bankowej budżetu Gminy Tyrawa Wołoska
i jednostek organizacyjnych Gminy poprzez wypełnienie formularza ofertowego stanowiącego Załącznik Nr 1, oraz formularza cenowego stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania . Niedopuszczalne jest wyszczególnienie w ofercie dodatkowych elementów kosztowych.

2.  Wybór oferty zostanie dokonany w oparciu o przyjęte w niniejszym postępowaniu kryteria oceny ofert przedstawione w tabeli.

3.       Dla potrzeb oceny złożonych ofert przyjęto, że cenę oferty kształtować będą następujące elementy ( oprocentowania ) :

·         oprocentowanie rachunków: bieżącego, pomocniczych i wyodrębnionych ( uwzględnić stawkę WIBID 1M obowiązującą w dniu 07.04.2021 r. powiększoną o oferowany współczynnik),

4.       Oferty zostaną ocenione w następujący sposób:

    oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ( maksymalna liczba przyznanych punktów
    w oparciu o ustalone kryteria) zostanie uznana za najkorzystniejszą, pozostałe oferty zostaną     
    skalsyfikowane zgodnie z ilością uzyskanych punktów. Realizacja zamówienia zostanie powierzona     
    Wykonawcy, którego oferta uzyska najwyższą ilość punktów.   

5.       Zamawiający dokona wyboru oferenta, który:

1.     złożył ofertę spełniającą wymagania określone niniejszym zapytaniem,

2.     złożył ofertę w terminie,

3.     przedstawił ofertę najkorzystniejszą z punktu widzenia kryteriów przyjętych w niniejszym postępowaniu oraz zgodną co do treści z wymaganiami Zamawiającego.

IX. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO do zastosowania przez zamawiających w celu  

       związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO, informujemy, że:

-          Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Tyrawa Wołoska, 38-535 Tyrawa Wołoska 175.

-          Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych: inspektor-odo@wp.pl.

-          Celem przetwarzania jest realizacja umowy lub podjęcie działań przed zawarciem umowy, realizacja obowiązków prawnych.

-          Podane dane będą przetwarzane na podstawie:

-                     Art. 6 ust. 1 lit. b) i c) RODO oraz
 -           Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO,
 -            Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

-          Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą:

-        Podmioty uczestniczące w realizacji umowy lub podejmujące działania przed zawarciem umowy oraz związanymi z tym postępowaniami,

-        Podmioty, z którymi zawarto umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

6.         Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą do ustania czasu niezbędnego do realizacji umowy, do momentu odwołania zgody lub przedawnienia wszystkich roszczeń oraz będą archiwizowane zgodnie z przepisami prawa w tym zakresie.

7.         Posiada Pani/Pan prawo do żądania od administratora dostępu do swoich danych osobowych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.

8.         Posiada Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na postawie zgody przed jej cofnięciem (ma zastosowanie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art.6 ust.1 lit. a) RODO).

9.         Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), jeśli Pani/Pana zdaniem, przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy unijnego rozporządzenia RODO.

10.     Podanie danych osobowych jest obligatoryjne, gdy przetwarzanie danych odbywa się w oparciu o przepisy prawa lub prawnie uzasadniony interes administratora, a w pozostałym zakresie dobrowolne. Konsekwencją niepodania danych będzie brak możliwości realizacji umowy lub uniemożliwienie udziału w postępowaniu.

X. Rozstrzygnięcie postępowania  i zlecenie realizacji zamówienia:  

Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie dokonany niezwłocznie. Informacja o wyniku zapytania ofertowego zostanie przekazana pisemnie wszystkim uczestnikom oraz umieszczona na stronie  www.bip.tyrawa.pl. 

Z przeprowadzonego zapytania ofertowego Zamawiający sporządzi protokół. 

Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie zawarta umowa z Wykonawcą. W przypadku odmowy wykonania umowy przez wyłonionego Wykonawcę, dopuszcza się możliwość zawarcia przez Zamawiającego umowy z oferentem, którego oferta została porównana i oceniona jako kolejna najbardziej korzystna.

Zamawiający ma prawo do wezwań o wyjaśnienia zaoferowanej ceny oraz zamknięcia postępowania bez podawania przyczyny i wybrania którejkolwiek z ofert.

Termin związania z ofertą: 30 dni od upływu terminu do składania ofert.

Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca składający ofertę, niezależnie od wyniku postępowania.