754754<div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;">R.Org.0050.2.2011</span></span></div> <div align="center"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;"><b>Zarządzenie nr 2/2011</b></span></span></div> <div align="center"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;"><b>W&oacute;jta&nbsp;Gminy Tyrawa Wołoska</b></span></span></div> <div align="center"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;"><b>z dnia 2 lutego 2011 r.</b></span></span></div> <div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;"><b>w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla Urzędu Gminy Tyrawa Wołoska.</b>&nbsp;</span></span></div><div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;">&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z p&oacute;źn. zm) oraz Rozporządzenia Prezesa Rady Ministr&oacute;w z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykaz&oacute;w akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiw&oacute;w zakładowych (Dz.U.Nr 14, poz. 67&nbsp;</span></span></div> <div style="text-align: center"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;"><b>zarządzam co następuje:</b></span></span></div> <div style="text-align: center"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;"><b>&sect; 1</b></span></span></div> <div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;">W Urzędzie Gminy Tyrawa Wołoska w zakresie wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowania z dokumentacja mają zastosowanie przepisy określone:</span></span></div> <div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;">1)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Instrukcji kancelaryjnej stanowiące załącznik nr 1 do rozporządzenia,</span></span></div> <div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;">o kt&oacute;rym mowa w podstawie zarządzenia,</span></span></div> <div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;">2)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Jednolitym rzeczowym wykazie akt&nbsp;stanowiącym załącznik nr 2 do rozporządzenia,</span></span></div> <div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;">3)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Instrukcji archiwalnej stanowiącej załącznik nr 6 do rozporządzenia.</span></span></div> <div style="text-align: center"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;"><b>&sect;2</b></span></span></div> <div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;">Czynności kancelaryjne w Urzędzie Gminy Tyrawa Wołoska wykonywane są w systemie tradycyjnym, kt&oacute;ry jest podstawowym systemem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.</span></span></div> <div style="text-align: center"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;"><b>&sect;3</b></span></span></div> <div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;">Na koordynatora czynności kancelaryjnych, do kt&oacute;rego będzie należało:</span></span></div> <div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;">1)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; sprawowanie bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczeg&oacute;lności dob&oacute;r klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw,</span></span></div> <div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;">2)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; udzielanie instruktażu pracownikom w zakresie wykonywanych czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu spraw,</span></span></div> <div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;">3)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; wsp&oacute;łpraca z Archiwum Państwowym w zakresie zapewnienia właściwego postępowania z dokumentacją wyznaczam P. Marię Hydzik.</span></span></div> <div style="text-align: center"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;"><b>&sect; 4</b></span></span></div> <div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;">Dokumentacja nadsyłana do urzędu i w nim powstająca dzieli się na:</span></span></div> <div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;">1)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; dokumentację tworzącą akta spraw,</span></span></div> <div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;">2)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; dokumentację nietworzącą akt spraw.</span></span></div> <div style="text-align: center"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;"><b>&sect; 5</b></span></span></div> <div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;">1.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Dokumentacja tworząca akta sprawy otrzymuje znak sprawy, wg wzoru zamieszczonego w instrukcji kancelaryjnej, kt&oacute;ry jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy </span></span></div> <div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;">2.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; W przypadku potrzeby wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru spraw, o kt&oacute;rych mowa w pkt 1, zakłada się oddzielny spis spraw.</span></span></div> <div style="text-align: center"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;"><b>&sect; 6</b></span></span></div> <div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;">Dokumentacja nie tworząca akt sprawy to dokumentacja, kt&oacute;ra nie została przyporządkowana do sprawy a jedynie do klasy z wykazu akt </span></span></div> <div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;">( &sect; 6.2. instrukcji kancelaryjnej).</span></span></div> <div style="text-align: center"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;"><b>&sect;7</b></span></span></div> <div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;">W sekretariacie urzędu nie mogą być otwierane następujące przesyłki:</span></span></div> <div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;">1.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; opatrzone klauzulą &bdquo;zastrzeżone&rdquo; i &bdquo;poufne&rdquo; zgodnie z ustawą o ochronie informacji niejawnych,</span></span></div> <div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;">2.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; stanowiące tajemnicę skarbową,</span></span></div> <div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;">3.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; adresowane imiennie do pracownik&oacute;w urzędu,</span></span></div> <div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;">4.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; oznaczonych jako &bdquo;Oferta&rdquo; w ramach prowadzonych przez urząd procedur przetargowych, nabor&oacute;w i konkurs&oacute;w,</span></span></div> <div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;">5.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; opatrzonych dopiskiem &bdquo;do rąk własnych&rdquo; i &bdquo;nie otwierać w sekretariacie&rdquo;,</span></span></div> <div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;">6.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; adresowanych do Urzędu Stanu Cywilnego.</span></span></div> <div style="text-align: center"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;"><b>&sect; 8</b></span></span></div> <div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;">1.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Z dokumentacja spraw niezakończonych powstałą i zgromadzoną w kom&oacute;rkach organizacyjnych przed dniem wejścia w życie rozporządzenia należ postępować zgodnie z &sect; 6 ust. 1 &ndash; 4 tego rozporządzenia.</span></span></div> <div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;">2.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Wykonanie zarządzenia powierza się&nbsp;kierownikom referat&oacute;w oraz pracownikom zajmującym samodzielne stanowiska.</span></span></div> <div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;"><b>&sect; 9</b></span></span></div> <div style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;">Zarządzenie wchodzi w Zycie z dniem podpisania.</span></span></div> <p style="text-align: left"><span style="font-size:12px;"><span style="font-family:Tahoma;">&nbsp;</span></span></p>R.Org.0050.2.20111MichałKocunikInformatyk2012-02-17 11:462011-02-02Tyrawa Wołoska