Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm) oraz Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U.Nr 14, poz. 67
zarządzam co następuje:
§ 1
W Urzędzie Gminy Tyrawa Wołoska w zakresie wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowania z dokumentacja mają zastosowanie przepisy określone:
1) Instrukcji kancelaryjnej stanowiące załącznik nr 1 do rozporządzenia,
o którym mowa w podstawie zarządzenia,
2) Jednolitym rzeczowym wykazie akt stanowiącym załącznik nr 2 do rozporządzenia,
3) Instrukcji archiwalnej stanowiącej załącznik nr 6 do rozporządzenia.
§2
Czynności kancelaryjne w Urzędzie Gminy Tyrawa Wołoska wykonywane są w systemie tradycyjnym, który jest podstawowym systemem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.
§3
Na koordynatora czynności kancelaryjnych, do którego będzie należało:
1) sprawowanie bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności dobór klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw,
2) udzielanie instruktażu pracownikom w zakresie wykonywanych czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu spraw,
3) współpraca z Archiwum Państwowym w zakresie zapewnienia właściwego postępowania z dokumentacją wyznaczam P. Marię Hydzik.
§ 4
Dokumentacja nadsyłana do urzędu i w nim powstająca dzieli się na:
1) dokumentację tworzącą akta spraw,
2) dokumentację nietworzącą akt spraw.
§ 5
1. Dokumentacja tworząca akta sprawy otrzymuje znak sprawy, wg wzoru zamieszczonego w instrukcji kancelaryjnej, który jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy
2. W przypadku potrzeby wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru spraw, o których mowa w pkt 1, zakłada się oddzielny spis spraw.
§ 6
Dokumentacja nie tworząca akt sprawy to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy a jedynie do klasy z wykazu akt
( § 6.2. instrukcji kancelaryjnej).
§7
W sekretariacie urzędu nie mogą być otwierane następujące przesyłki:
1. opatrzone klauzulą „zastrzeżone” i „poufne” zgodnie z ustawą o ochronie informacji niejawnych,
2. stanowiące tajemnicę skarbową,
3. adresowane imiennie do pracowników urzędu,
4. oznaczonych jako „Oferta” w ramach prowadzonych przez urząd procedur przetargowych, naborów i konkursów,
5. opatrzonych dopiskiem „do rąk własnych” i „nie otwierać w sekretariacie”,
6. adresowanych do Urzędu Stanu Cywilnego.
§ 8
1. Z dokumentacja spraw niezakończonych powstałą i zgromadzoną w komórkach organizacyjnych przed dniem wejścia w życie rozporządzenia należ postępować zgodnie z § 6 ust. 1 – 4 tego rozporządzenia.
2. Wykonanie zarządzenia powierza się kierownikom referatów oraz pracownikom zajmującym samodzielne stanowiska.
§ 9
Zarządzenie wchodzi w Zycie z dniem podpisania.