784784<div style="text-align: left">R.Org.0151-29/10 </div> <div style="text-align: center"><b>Zarządzenie Nr 29/10</b></div> <div style="text-align: center"><b>Wójta Gminy Tyrawa Wołoska</b></div> <div style="text-align: center"><b>z dnia 31 grudnia 2010 r.</b> </div> <div style="text-align: center"><b>w sprawie kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Tyrawa Wołoska.</b> </div><div style="text-align: left"><span>            Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm) oraz art. 69 ust.1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 z późn.zm.)</span></div> <div style="text-align: left"><b>zarządzam co następuje:</b> </div> <div style="text-align: center"><b>§ 1</b></div> <div style="text-align: left">W Urzędzie Gminy Tyrawa Wołoska ustalam następujące zasady kontroli zarządczej. </div> <div style="text-align: center"><b>Rozdział I</b><b> </b></div> <div style="text-align: center"><b><span>Postanowienia ogólne</span></b><b> </b></div> <div style="text-align: center"><b>§ 2</b></div> <div style="text-align: left"><span>1.<span>  </span></span>Urząd Gminy Tyrawa Wołoska prowadzi gospodarkę finansową na podstawie:</div> <div style="text-align: left"><span>1)<span>   </span></span>ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych ( Dz.U. Nr 157, poz. 1240 z późn.zm),</div> <div style="text-align: left"><span>2)<span> </span></span>ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.),</div> <div style="text-align: left"><span>3)<span> </span></span>ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn.zm.),</div> <div style="text-align: left"><span>4)<span> </span></span>ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych</div> <div style="text-align: left">( Dz.U. z 2010 r. Nr</div> <div style="text-align: left"><span>5)<span> </span></span>uchwał Rady Gminy Tyrawa Wołoska,</div> <div style="text-align: left"><span>6)<span>  </span></span>zarządzeń Wójta Gminy Tyrawa Wołoska. </div> <div style="text-align: center"><b><span>  § 3</span></b></div> <div style="text-align: left">Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa:</div> <div style="text-align: left"><span>1)<span>                </span></span>Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Tyrawa Wołoska,</div> <div style="text-align: left"><span>2)<span>                </span></span>Wójcie – należy przez to rozumieć Wójta Gminy Tyrawa Wołoska,</div> <div style="text-align: left"><span>3)<span>                </span></span>Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy Tyrawa Wołoska,</div> <div style="text-align: left"><span>4)<span>                </span></span>Komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć referat lub samodzielne stanowisko,</div> <div style="text-align: left"><span>5)<span>                </span></span>Standardach kontroli zarządczej – należy przez to rozumieć standardy ogłoszone w załączniku do komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. </div> <div style="text-align: center"><b>§ 4</b></div> <div style="text-align: left"><span>1.<span>                 </span></span>Kontrola zarządcza w Urzędzie Gminy Tyrawa Wołoska stanowi ogół działań podejmowanych dla realizacji celów i zadań w sposób efektywny, oszczędny i terminowy.</div> <div style="text-align: left"><span>2.<span>                 </span></span>Cele i zadania osiągane są w sposób zgodny z obowiązującymi aktami prawnymi, uchwałami Rady Gminy oraz zarządzeniami Wójta Gminy.</div> <div style="text-align: left"><span>3.<span>                 </span></span>Kontrola zarządcza:</div> <div style="text-align: left">1) stwarza podstawy efektywnego zarządzania,</div> <div style="text-align: left">2) dostarcza niezbędnych informacji do podejmowania decyzji  </div> <div style="text-align: left"><span>   związanych z zarządzaniem,</span></div> <div style="text-align: left">3) sygnalizuje naruszenie prawa,</div> <div style="text-align: left">4) sygnalizuje zaniedbania i nieprawidłowości,</div> <div style="text-align: left">5) sygnalizuje ewentualne nadużycia i inne uchybienia. </div> <div style="text-align: center"><b>§ 5</b></div> <div style="text-align: left">Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:</div> <div style="text-align: left"><span>1)<span>                </span></span>zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,</div> <div style="text-align: left"><span>2)<span>                </span></span>skuteczności i efektywności działania i realizacji zadań, w tym w szczególności oszczędne i efektywne wykorzystywanie zasobów majątkowych i ludzkich,</div> <div style="text-align: left"><span>3)<span>                </span></span>wiarygodności sprawozdań,</div> <div style="text-align: left"><span>4)<span>                </span></span>ochrony zasobów, zabezpieczenie składników majątku przed zniszczeniem, utratą, w tym danych osobowych i informacji niejawnych,</div> <div style="text-align: left"><span>5)<span>                </span></span>przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,</div> <div style="text-align: left"><span>6)<span>                </span></span>efektywności i skuteczności przepływu informacji dla zapewnienia osobom zarządzającym i pracownikom niezbędnych informacji do wykonywania obowiązków oraz skuteczności komunikacji zewnętrznej,</div> <div style="text-align: left"><span>7)<span>                </span></span>zarządzania ryzykiem dla zwiększenia prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań poprzez zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w funkcjonowaniu urzędu, wskazanie sposobu i środków zapobiegających powstawaniu nieprawidłowości oraz umożliwienie likwidacji powstałych nieprawidłowości. </div> <div style="text-align: center"><b><u>Zasady kontroli zarządczej</u></b><u> </u></div> <div style="text-align: center"><b>§ 6</b></div> <div style="text-align: left">Wójt zapewnia funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w urzędzie. </div> <div style="text-align: center"><b><span>§ 7</span></b></div> <div style="text-align: left">Wójt do końca kwietnia każdego roku otrzymuje oświadczenie o stanie kontroli zarządczej od jednostek organizacyjnych gminy. </div> <div style="text-align: center"><b>§ 8</b></div> <div style="text-align: left">Wójt powołuje koordynatora ds. kontroli zarządczej, którym jest Sekretarz Gminy i zleca mu zadania związane z wdrożeniem i koordynacją kontroli zarządczej. </div> <div style="text-align: center"><b>Rozdział II</b><b> </b></div> <div style="text-align: center"><b><u>Środowisko wewnętrzne</u></b></div> <div style="text-align: left"><b><u> </u></b></div> <div style="text-align: left"><span>I.<span> </span></span><b>Przestrzeganie wartości etycznych</b>. </div> <div style="text-align: center"><b><span> § 9</span></b></div> <div style="text-align: left">W celu zapewnienia właściwego środowiska wewnętrznego funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w urzędzie stosuje się powszechnie obowiązującą etykę.<b> </b></div> <div style="text-align: left"><b>II Kompetencje zawodowe i struktura organizacyjna</b>. </div> <div style="text-align: center"><b>§ 10</b></div> <div style="text-align: left">Zapewnieniu właściwego środowiska wewnętrznego w urzędzie służą w szczególności procedury, regulaminy i inne akty prawne wprowadzone w drodze Zarządzenia Wójta Gminy w sprawie:</div> <div style="text-align: left"><span>1)<span>                </span></span>Regulaminu Organizacyjnego Urzędu,</div> <div style="text-align: left"><span>2)<span>                </span></span>Regulaminu wynagradzania pracowników urzędu</div> <div style="text-align: left"><span>3)<span>                </span></span>Naboru na wolne stanowiska urzędnicze,</div> <div style="text-align: left"><span>4)<span>                </span></span>Szczegółowego sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę w urzędzie,</div> <div style="text-align: left"><span>5)<span>                </span></span>Regulaminu dokonywania okresowych ocen pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędzie. </div> <div style="text-align: center"><b><span>II.<span> </span></span></b><b>Delegowanie uprawnień</b><b> </b></div> <div style="text-align: center"><b>§ 11</b></div> <div style="text-align: left"><span>1.<span>                 </span></span>W urzędzie zakresy zadań, uprawnień, odpowiedzialności oraz zastępstwa powierza się w formie pisemnej. Uprawnienie deleguje się w zakresie adekwatnym do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego.</div> <div style="text-align: left"><span>2.<span>                 </span></span>Aneksy, zadania, uprawnienia , odpowiedzialność i zastępstwa pracowników przechowywane są w aktach osobowych w Referacie Organizacyjnym. </div> <div style="text-align: center"><b>Rozdział III</b><b> </b></div> <div style="text-align: center"><b><u>Zarządzanie ryzykiem</u></b><b> </b></div> <div style="text-align: left"><b><span>I.<span> </span></span></b><b>Określenie zadań</b><b> </b></div> <div style="text-align: center"><b><span>§ 12</span></b></div> <div style="text-align: left">Urząd jest jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy o finansach publicznych, realizującą zadania w zakresie określonym w Statucie Gminy Tyrawa Wołoska, w szczególności w zakresie:</div> <div style="text-align: left"><span>1)<span>                </span></span>zaspokajania zbiorowych potrzeb wspólnoty samorządowej,</div> <div style="text-align: left"><span>2)<span>                </span></span>tworzenia warunków do racjonalnego i harmonijnego rozwoju gminy,</div> <div style="text-align: left"><span>3)<span>                </span></span>tworzenia warunków dla pełnego uczestnictwa mieszkańców gminy w życiu wspólnoty. </div> <div style="text-align: center"><b>§ 13</b></div> <div style="text-align: left">Szczegółowy podział zadań realizowanych przez poszczególne referaty i samodzielne stanowiska zapisany jest w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Tyrawa Wołoska. </div> <div style="text-align: center"><b>§ 14</b></div> <div style="text-align: left">Zadania finansowe gminy określane są corocznie w uchwałach budżetowych podejmowanych przez Radę Gminy Tyrawa Wołoska.</div> <div style="text-align: center"> <b><span>II.<span>                 </span></span></b><b>Realizacja zadań</b></div> <div style="text-align: center"><b> </b><b>§ 15</b></div> <div style="text-align: left"><span>1.<span>                 </span></span>W celu zapewnienia prawidłowej realizacji zadań i osiągnięcia celów powołuje się w urzędzie zespól do spraw oceny ryzyka.</div> <div style="text-align: left"><span>2.<span>                 </span></span>Zadaniem zespołu będzie identyfikacja i ocena ryzyka oraz ustalenie metod przeciwdziałaniu ryzyka w odniesieniu do zadań określonych w rocznym planie działania.</div> <div style="text-align: center"> <b>§ 16</b></div> <div style="text-align: left">Pracownicy urzędu a w szczególności kierownicy referatów zobowiązani są do bieżącego informowania zespołu o występowaniu zdarzeń mających wpływ na powstanie ryzyka niewykonania powierzonych do realizacji zadań. </div> <div style="text-align: center"><b>Rozdział IV</b><b> </b></div> <div style="text-align: center"><b><u>Mechanizmy kontroli</u></b><u> </u></div> <div style="text-align: left"><b><span>I.<span> </span></span></b><b>Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej</b><b> </b> </div> <div style="text-align: center"><b>§ 17</b></div> <div style="text-align: left">Jednym z elementów kontroli zarządczej jest system wprowadzonych mechanizmów kontroli, na który składają się procedury wewnętrzne, wytyczne i dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych pracowników.</div> <div style="text-align: left"> <b><span>II.<span>    </span></span></b><b>Nadzór</b><b> </b></div> <div style="text-align: center"><b>§ 18</b></div> <div style="text-align: left"><span>1.<span>                 </span></span>Każde postępowanie kontrolne jest czynnością powtarzalną odbywającą się według ściśle określonych kryteriów w zależności od rodzaju kontroli.</div> <div style="text-align: left"><span>2.<span>                 </span></span>Do zasad obowiązujących przy przeprowadzaniu czynności kontrolnych należy zaliczyć w szczególności:</div> <div style="text-align: left"><span>1)<span>                </span></span>legalności – zbadanie zgodności działania urzędu z obowiązującymi przepisami prawa, wskazania luk i sprzeczności występujących w przepisach lub działań niezgodnych z intencją ustawodawcy,</div> <div style="text-align: left"><span>2)<span>                </span></span>gospodarności – ustalenia czy działalność urzędu jest zgodna z zasadami gospodarki finansowej,</div> <div style="text-align: left"><span>3)<span>                </span></span>celowości – ustalenia czy podejmowane działania mieszczą się w celach określonych w aktach normatywnych a także czy zastosowane metody i środki były optymalne i odpowiednie dla osiągnięcia określonych celów wynikających z planów działalności,</div> <div style="text-align: left"><span>4)<span>                </span></span>rzetelności - zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym. Biorąc pod uwagę kryterium rzetelności należy zbadać czy zobowiązania urzędu były wykonywane zgodnie z ich treścią, czy pracownicy i inne osoby odpowiedzialne za określoną działalność wykonywały swoje obowiązki z należytą starannością, sumiennie i we w właściwym czasie, czy przestrzegano wewnętrznych reguł funkcjonowania urzędu i czy określone działania lub stany faktyczne są udokumentowane zgodnie z rzeczywistością.</div> <div style="text-align: left"><span>5)<span>                </span></span>kontradyktoryjności – możliwości przedstawienia przez kontrolowanego dowodów, wyjaśnień i argumentacji w badanej sprawie, obowiązku ich przyjęcia przez kontrolującego i ustosunkowania się do nich. </div> <div style="text-align: center"><b>§ 19</b></div> <div style="text-align: left">Kontrolę należy prowadzić odpowiednio do ustalonych obowiązków nadzorczo-kontrolnych stanowisk pracy w jednostkach organizacyjnych w formie kontroli wstępnej, bieżącej i następczej. </div> <div style="text-align: left"><b><span>III.<span>               </span></span></b><b>Ciągłość działania</b><b> </b></div> <div style="text-align: center"><b>§ 20</b></div> <div style="text-align: left">W celu zapewnienia efektywnej pracy i ciągłości działalności urzędu:</div> <div style="text-align: left"><span>1)<span>                </span></span>tam gdzie nie jest to zakazane z mocy prawa, zaleca się delegowanie uprawnień do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych, które mają charakter bieżący,</div> <div style="text-align: left"><span>2)<span>                </span></span>sprawy są prowadzone, przechowywane i znakowane zgodnie z instrukcją kancelaryjną, co pozwala na bieżące monitorowanie jej załatwienia,</div> <div style="text-align: left"><span>3)<span>                </span></span>w zakresach czynności są ustalone zastępstwa pracowników. </div> <div style="text-align: left"><b><span>IV.<span>              </span></span></b><b>Ochrona zasobów</b><b> </b></div> <div style="text-align: center"><b>§ 21</b></div> <div style="text-align: left">W celu zapewnienia ochrony zasobów urzędu pracownicy zobowiązani są do:</div> <div style="text-align: left"><span>1)<span>                </span></span>przestrzegania ustalonych w Regulaminie Pracy Urzędu zasad porządku i dyscypliny, przepisów BHP oraz przeciwpożarowych,</div> <div style="text-align: left"><span>2)<span>                </span></span>dochowania tajemnicy prawnie chronionej, w szczególności w zakresie dostępu do informacji niejawnych i ochrony danych osobowych,</div> <div style="text-align: left"><span>3)<span>                </span></span>ochrony danych osobowych w systemie informatycznym a w szczególności przeciwdziałanie dostępowi osób niepowołanych oraz przeciwdziałanie w przypadku naruszeń zabezpieczeń systemu zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych,</div> <div style="text-align: left"><span>4)<span>                </span></span>przestrzegania zasad określonych w instrukcji określającej sposób zarządzania systemem informatycznym.</div> <div style="text-align: center"><b> </b><b>§ 22</b></div> <div style="text-align: left">Wójt Gminy mając na względzie wymogi wynikające z norm prawnych określi w drodze zarządzeń politykę bezpieczeństwa zarządzania systemem informatycznym i politykę bezpieczeństwa ochrony danych osobowych. </div> <div style="text-align: center"><b>§ 23</b></div> <div style="text-align: left">Właściwym referatom oraz stanowiskom pracy w urzędzie powierza się odpowiedzialność za utrzymanie we właściwym stanie poszczególnych składników mienia urzędu. </div> <div style="text-align: center"><b>§ 24</b></div> <div style="text-align: left">Pracownicy, którym powierzono odpowiedzialność za powierzony im sprzęt, przyjmują go na swój stan, potwierdzając podpisem w spisie inwentarzowym.<b> </b></div> <div style="text-align: center"><b>§ 25</b></div> <div style="text-align: left">Prowadzone są okresowe porównania stanu zasobów z zapisami w rejestrach środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z Instrukcją Inwentaryzacyjną. </div> <div style="text-align: center"><b>§ 26</b></div> <div style="text-align: left">Urząd prowadzi Archiwum Zakładowe, w którym zgodnie z instrukcja kancelaryjną i instrukcją archiwalną przechowywane są dokumenty wytworzone i te które wpłynęły do urzędu.<b> </b></div> <div style="text-align: center"><b>§ 27</b></div> <div style="text-align: left">Budynki należące do gminy są odpowiednio zabezpieczone. </div> <div style="text-align: left"><b>Rozdział V</b></div> <div style="text-align: left"> <b><u>Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych</u></b><b><u><br /> </u></b></div> <div style="text-align: center"><b>§ 28</b></div> <div style="text-align: left"><span>1.<span>                 </span></span>Przedmiotem kontroli zarządczej są w szczególności procesy związane z pobieraniem i gromadzeniem środków publicznych, zaciąganiem zobowiązań finansowych i dokonywaniem wydatków ze środków ze środków publicznych.</div> <div style="text-align: left"><span>2.<span>                 </span></span>Działania polegające na przygotowaniu i realizacji operacji gospodarczych dotyczących pobierania i wydatkowania środków, ich ewidencję oraz sprawozdawczość objęte są szczególną formą kontroli zarządczej, kontrolą finansową, która umożliwia przeprowadzenie wstępnej oceny realizacji dochodów, celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.</div> <div style="text-align: left"><span>3.<span>                 </span></span>Wszelkie operacje finansowe i gospodarcze mają swoje odzwierciedlenie w dokumentacji, która umożliwia dokładne prześledzenie każdej operacji. Operacje finansowe i gospodarcze są niezwłocznie rejestrowane i prawidłowo klasyfikowane zgodnie z aktami prawnymi oraz przepisami wewnętrznymi obowiązującymi w jednostce </div> <div style="text-align: center"><b>Rozdział VI</b><b> </b></div> <div style="text-align: center"><b><u>Informacja i komunikacja</u></b><i> </i></div> <div style="text-align: center"><b>§ 29</b></div> <div style="text-align: left">Pracownicy mają zapewniony dostęp do niezbędnych informacji do wykonywania przez nich obowiązków poprzez powszechny dostęp do Programu Informacji Prawnej , &bdquo;LexPolonica” oraz Dzienników Ustaw i Monitora Polskiego. </div> <div style="text-align: center"><b>§ 30</b></div> <div style="text-align: left">Kierownicy referatów zapoznają pracowników z obowiązującymi przepisami prawa i zapewniają im dostęp do obowiązujących aktów prawnych dotyczących zakresu ich działania.<b> </b></div> <div style="text-align: center"><b>Rozdział VII</b><b> </b></div> <div style="text-align: center"><b><u>Monitorowanie i ocena</u></b><b> </b></div> <div style="text-align: center"><b>§ 31</b></div> <div style="text-align: left">Zobowiązuje się kierowników referatów oraz pozostałych pracowników do bieżącego monitorowania i oceniania poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej w celu bieżącego identyfikowania problemów. </div> <div style="text-align: center"><b>§ 32</b></div> <div style="text-align: left"><span>1.<span>                 </span></span>W urzędzie prowadzona jest samoocena kontroli zarządczej w formie kontroli wstępnej, bieżącej i następczej.</div> <div style="text-align: left"><span>2.<span>                 </span></span>Raz w roku przeprowadzana jest samoocena kontroli zarządczej zgodnie z zaleceniami Koordynatora ds. kontroli zarządczej. </div> <div style="text-align: center"><b>§ 33</b></div> <div style="text-align: left">Źródłem wiedzy dla Wójta, o stanie kontroli zarządczej powinny być wyniki: monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych kontroli zewnętrznych i wewnętrznych.</div>R.Org.0151-29/10 1MichałKocunikInformatyk2012-02-28 13:502010-12-31Tyrawa Wołoska