R.Org.0151-29/10 

z dnia 31 grudnia 2010 r. 

w sprawie kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Tyrawa Wołoska. 

zarządzam co następuje: 

W Urzędzie Gminy Tyrawa Wołoska ustalam następujące zasady kontroli zarządczej. 

1.  Urząd Gminy Tyrawa Wołoska prowadzi gospodarkę finansową na podstawie:

1)   ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych ( Dz.U. Nr 157, poz. 1240 z późn.zm),

2) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.),

3) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn.zm.),

4) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych

( Dz.U. z 2010 r. Nr

5) uchwał Rady Gminy Tyrawa Wołoska,

6)  zarządzeń Wójta Gminy Tyrawa Wołoska. 

Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa:

1)                Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Tyrawa Wołoska,

2)                Wójcie – należy przez to rozumieć Wójta Gminy Tyrawa Wołoska,

3)                Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy Tyrawa Wołoska,

4)                Komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć referat lub samodzielne stanowisko,

5)                Standardach kontroli zarządczej – należy przez to rozumieć standardy ogłoszone w załączniku do komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. 

1.                 Kontrola zarządcza w Urzędzie Gminy Tyrawa Wołoska stanowi ogół działań podejmowanych dla realizacji celów i zadań w sposób efektywny, oszczędny i terminowy.

2.                 Cele i zadania osiągane są w sposób zgodny z obowiązującymi aktami prawnymi, uchwałami Rady Gminy oraz zarządzeniami Wójta Gminy.

3.                 Kontrola zarządcza:

1) stwarza podstawy efektywnego zarządzania,

2) dostarcza niezbędnych informacji do podejmowania decyzji  

3) sygnalizuje naruszenie prawa,

4) sygnalizuje zaniedbania i nieprawidłowości,

5) sygnalizuje ewentualne nadużycia i inne uchybienia. 

Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1)                zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

2)                skuteczności i efektywności działania i realizacji zadań, w tym w szczególności oszczędne i efektywne wykorzystywanie zasobów majątkowych i ludzkich,

3)                wiarygodności sprawozdań,

4)                ochrony zasobów, zabezpieczenie składników majątku przed zniszczeniem, utratą, w tym danych osobowych i informacji niejawnych,

5)                przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

6)                efektywności i skuteczności przepływu informacji dla zapewnienia osobom zarządzającym i pracownikom niezbędnych informacji do wykonywania obowiązków oraz skuteczności komunikacji zewnętrznej,

7)                zarządzania ryzykiem dla zwiększenia prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań poprzez zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w funkcjonowaniu urzędu, wskazanie sposobu i środków zapobiegających powstawaniu nieprawidłowości oraz umożliwienie likwidacji powstałych nieprawidłowości. 

Wójt zapewnia funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w urzędzie. 

Wójt do końca kwietnia każdego roku otrzymuje oświadczenie o stanie kontroli zarządczej od jednostek organizacyjnych gminy. 

Wójt powołuje koordynatora ds. kontroli zarządczej, którym jest Sekretarz Gminy i zleca mu zadania związane z wdrożeniem i koordynacją kontroli zarządczej. 

I. Przestrzeganie wartości etycznych. 

W celu zapewnienia właściwego środowiska wewnętrznego funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w urzędzie stosuje się powszechnie obowiązującą etykę. 

II Kompetencje zawodowe i struktura organizacyjna. 

Zapewnieniu właściwego środowiska wewnętrznego w urzędzie służą w szczególności procedury, regulaminy i inne akty prawne wprowadzone w drodze Zarządzenia Wójta Gminy w sprawie:

1)                Regulaminu Organizacyjnego Urzędu,

2)                Regulaminu wynagradzania pracowników urzędu

3)                Naboru na wolne stanowiska urzędnicze,

4)                Szczegółowego sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę w urzędzie,

5)                Regulaminu dokonywania okresowych ocen pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędzie. 

1.                 W urzędzie zakresy zadań, uprawnień, odpowiedzialności oraz zastępstwa powierza się w formie pisemnej. Uprawnienie deleguje się w zakresie adekwatnym do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego.

2.                 Aneksy, zadania, uprawnienia , odpowiedzialność i zastępstwa pracowników przechowywane są w aktach osobowych w Referacie Organizacyjnym. 

Urząd jest jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy o finansach publicznych, realizującą zadania w zakresie określonym w Statucie Gminy Tyrawa Wołoska, w szczególności w zakresie:

1)                zaspokajania zbiorowych potrzeb wspólnoty samorządowej,

2)                tworzenia warunków do racjonalnego i harmonijnego rozwoju gminy,

3)                tworzenia warunków dla pełnego uczestnictwa mieszkańców gminy w życiu wspólnoty. 

Szczegółowy podział zadań realizowanych przez poszczególne referaty i samodzielne stanowiska zapisany jest w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Tyrawa Wołoska. 

Zadania finansowe gminy określane są corocznie w uchwałach budżetowych podejmowanych przez Radę Gminy Tyrawa Wołoska.

 II.                 Realizacja zadań

1.                 W celu zapewnienia prawidłowej realizacji zadań i osiągnięcia celów powołuje się w urzędzie zespól do spraw oceny ryzyka.

2.                 Zadaniem zespołu będzie identyfikacja i ocena ryzyka oraz ustalenie metod przeciwdziałaniu ryzyka w odniesieniu do zadań określonych w rocznym planie działania.

 § 16

Pracownicy urzędu a w szczególności kierownicy referatów zobowiązani są do bieżącego informowania zespołu o występowaniu zdarzeń mających wpływ na powstanie ryzyka niewykonania powierzonych do realizacji zadań. 

I. Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej  

Jednym z elementów kontroli zarządczej jest system wprowadzonych mechanizmów kontroli, na który składają się procedury wewnętrzne, wytyczne i dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych pracowników.

 II.    Nadzór 

1.                 Każde postępowanie kontrolne jest czynnością powtarzalną odbywającą się według ściśle określonych kryteriów w zależności od rodzaju kontroli.

2.                 Do zasad obowiązujących przy przeprowadzaniu czynności kontrolnych należy zaliczyć w szczególności:

1)                legalności – zbadanie zgodności działania urzędu z obowiązującymi przepisami prawa, wskazania luk i sprzeczności występujących w przepisach lub działań niezgodnych z intencją ustawodawcy,

2)                gospodarności – ustalenia czy działalność urzędu jest zgodna z zasadami gospodarki finansowej,

3)                celowości – ustalenia czy podejmowane działania mieszczą się w celach określonych w aktach normatywnych a także czy zastosowane metody i środki były optymalne i odpowiednie dla osiągnięcia określonych celów wynikających z planów działalności,

4)                rzetelności - zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym. Biorąc pod uwagę kryterium rzetelności należy zbadać czy zobowiązania urzędu były wykonywane zgodnie z ich treścią, czy pracownicy i inne osoby odpowiedzialne za określoną działalność wykonywały swoje obowiązki z należytą starannością, sumiennie i we w właściwym czasie, czy przestrzegano wewnętrznych reguł funkcjonowania urzędu i czy określone działania lub stany faktyczne są udokumentowane zgodnie z rzeczywistością.

5)                kontradyktoryjności – możliwości przedstawienia przez kontrolowanego dowodów, wyjaśnień i argumentacji w badanej sprawie, obowiązku ich przyjęcia przez kontrolującego i ustosunkowania się do nich. 

Kontrolę należy prowadzić odpowiednio do ustalonych obowiązków nadzorczo-kontrolnych stanowisk pracy w jednostkach organizacyjnych w formie kontroli wstępnej, bieżącej i następczej. 

W celu zapewnienia efektywnej pracy i ciągłości działalności urzędu:

1)                tam gdzie nie jest to zakazane z mocy prawa, zaleca się delegowanie uprawnień do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych, które mają charakter bieżący,

2)                sprawy są prowadzone, przechowywane i znakowane zgodnie z instrukcją kancelaryjną, co pozwala na bieżące monitorowanie jej załatwienia,

3)                w zakresach czynności są ustalone zastępstwa pracowników. 

W celu zapewnienia ochrony zasobów urzędu pracownicy zobowiązani są do:

1)                przestrzegania ustalonych w Regulaminie Pracy Urzędu zasad porządku i dyscypliny, przepisów BHP oraz przeciwpożarowych,

2)                dochowania tajemnicy prawnie chronionej, w szczególności w zakresie dostępu do informacji niejawnych i ochrony danych osobowych,

3)                ochrony danych osobowych w systemie informatycznym a w szczególności przeciwdziałanie dostępowi osób niepowołanych oraz przeciwdziałanie w przypadku naruszeń zabezpieczeń systemu zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych,

4)                przestrzegania zasad określonych w instrukcji określającej sposób zarządzania systemem informatycznym.

Wójt Gminy mając na względzie wymogi wynikające z norm prawnych określi w drodze zarządzeń politykę bezpieczeństwa zarządzania systemem informatycznym i politykę bezpieczeństwa ochrony danych osobowych. 

Właściwym referatom oraz stanowiskom pracy w urzędzie powierza się odpowiedzialność za utrzymanie we właściwym stanie poszczególnych składników mienia urzędu. 

Pracownicy, którym powierzono odpowiedzialność za powierzony im sprzęt, przyjmują go na swój stan, potwierdzając podpisem w spisie inwentarzowym. 

Prowadzone są okresowe porównania stanu zasobów z zapisami w rejestrach środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z Instrukcją Inwentaryzacyjną. 

Urząd prowadzi Archiwum Zakładowe, w którym zgodnie z instrukcja kancelaryjną i instrukcją archiwalną przechowywane są dokumenty wytworzone i te które wpłynęły do urzędu. 

Budynki należące do gminy są odpowiednio zabezpieczone. 

 Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych

1.                 Przedmiotem kontroli zarządczej są w szczególności procesy związane z pobieraniem i gromadzeniem środków publicznych, zaciąganiem zobowiązań finansowych i dokonywaniem wydatków ze środków ze środków publicznych.

2.                 Działania polegające na przygotowaniu i realizacji operacji gospodarczych dotyczących pobierania i wydatkowania środków, ich ewidencję oraz sprawozdawczość objęte są szczególną formą kontroli zarządczej, kontrolą finansową, która umożliwia przeprowadzenie wstępnej oceny realizacji dochodów, celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.

3.                 Wszelkie operacje finansowe i gospodarcze mają swoje odzwierciedlenie w dokumentacji, która umożliwia dokładne prześledzenie każdej operacji. Operacje finansowe i gospodarcze są niezwłocznie rejestrowane i prawidłowo klasyfikowane zgodnie z aktami prawnymi oraz przepisami wewnętrznymi obowiązującymi w jednostce 

Pracownicy mają zapewniony dostęp do niezbędnych informacji do wykonywania przez nich obowiązków poprzez powszechny dostęp do Programu Informacji Prawnej , „LexPolonica” oraz Dzienników Ustaw i Monitora Polskiego. 

Kierownicy referatów zapoznają pracowników z obowiązującymi przepisami prawa i zapewniają im dostęp do obowiązujących aktów prawnych dotyczących zakresu ich działania. 

Zobowiązuje się kierowników referatów oraz pozostałych pracowników do bieżącego monitorowania i oceniania poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej w celu bieżącego identyfikowania problemów. 

1.                 W urzędzie prowadzona jest samoocena kontroli zarządczej w formie kontroli wstępnej, bieżącej i następczej.

2.                 Raz w roku przeprowadzana jest samoocena kontroli zarządczej zgodnie z zaleceniami Koordynatora ds. kontroli zarządczej. 

Źródłem wiedzy dla Wójta, o stanie kontroli zarządczej powinny być wyniki: monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych kontroli zewnętrznych i wewnętrznych.