R.Org.0151-30/10

w sprawie ustalenia procedur kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Tyrawa Wołoska  

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz.1591 z późn. zm.) oraz art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (DzU Nr 157, poz.1240 z późn. zm.))  

 

Zarządzenie określa zakres, zasady i tryb procedur kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Tyrawa Wołoska.

Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) Wójcie – należy przez to rozumieć Wójta Gminy Tyrawa Wołoska,

2) Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Tyrawa Wołoska,

3) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy Tyrawa Wołoska ,

4) skarbniku – należy przez to rozumieć skarbnika Gminy Tyrawa Wołoska,

5) kierownictwie urzędu albo kierowniku – należy przez to rozumieć kierowników, skarbnika, pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy.

1.     Kontrolę zarządczą stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2.     Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

2) skuteczności i efektywności działania,

3) wiarygodności sprawozdań,

4) ochrony zasobów,

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji,

7) zarządzania ryzykiem.

Przez procedurę kontroli zarządczej rozumie się wszelkie czynności, które dają wystarczającą pewność, że cele stawiane przez kontrolę finansową zostaną osiągnięte

1.   Wójt Gminy  jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej Urzędu.

2.   Wójt Gminy jest odpowiedzialny za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej.

3.   Wójt Gminy może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom Urzędu. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być stwierdzone dokumentem lub wskazaniem w „Regulaminie organizacyjnym Urzędu”.

1.   Wójt Gminy zobowiązany jest dokonać identyfikacji zadań, przy wykonywaniu których pracownicy mogą być szczególnie podatni na wpływy szkodliwe dla gospodarki mieniem i wykonywania zadań Urzędu oraz powinien podjąć odpowiednie środki zaradcze poprzez właściwe dyspozycje.

2.   Wójt Gminy dokonuje identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z osiąganiem zadań Urzędu.

3.   Czynności wymienione w ust. 1 i 2 powinny być wykonywane przynajmniej raz w roku, w formie pisemnej, a ich wyniki powinny być udostępnione pracownikom.

4.   Wójt Gminy może powierzyć czynności wymienione w ust. 1 i 2 zespołowi pracowników.

1.   Wójt Gminy oraz upoważnieni kierownicy komórek organizacyjnych mają obowiązek określenia w sposób precyzyjny i spójny podległym pracownikom zadań, uprawnień i zakresów odpowiedzialności.

2.   Dokumenty określające zakresy obowiązków pracowników, ich uprawnienia oraz zakres ich odpowiedzialności są sporządzane na piśmie, a ich przyjęcie przez pracownika jest kwitowane; jeden egzemplarz dokumentu należy przekazać do akt osobowych pracownika.

1.   Kontrolę zarządczą prowadzi się przez:

1) samokontrolę, tj. kontrolę prawidłowości wykonywania własnej pracy przez wszystkich pracowników, zgodnie z zakresami uprawnień i obowiązków;

2) kontrolę funkcjonalną, tj. kontrolę sprawowaną w ramach obowiązku nadzoru przez pracowników na stanowiskach kierowniczych;

3) kontrolę wstępną, tj. kontrolę przeprowadzoną przed wykonaniem operacji go­spodarczej;

4) kontrolę następczą, tj. kontrolę przeprowadzoną po zaistnieniu zdarzenia rzeczy­wistego, mającą na celu wykrycie nieprawidłowości.

 

Kontrola zarządcza ma spełniać następujące funkcje:

1) sygnalizacyjną – poprzez dostarczanie wszystkim kierownikom i pracownikom na samodzielnych stanowiskach pracy informacji niezbędnych do korekty uprzednich i podejmowania nowych decyzji oraz sygnalizowania faktów wystąpienia nieprawidłowości, zaniedbań, nadużyć, odchyleń od ustalonych procedur postępowania, umożliwiających ich likwidację;

2) instruktażową – poprzez inicjowanie kierunków prawidłowego działania, wskazywanie sposobów i środków likwidacji oraz zapobieganie powstawaniu nieprawidłowości;

3) profilaktyczną – poprzez zapobieganie występowaniu niekorzystnych zjawisk oraz oddziaływanie w celu wywołania pożądanych zachowań.

Procesy kontroli gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem polegają na:

1) badaniu zgodności każdego postępowania z obowiązującymi przepisami prawa;

2) badaniu efektywności działania i realizacji zadań określonych w odrębnych przepisach;

3) badaniu realizacji procesów zachodzących w Urzędzie poprzez porównanie ich z planem i określonymi normami oraz wykrywanie odchyleń i nieprawidłowości w realizacji tych zadań;

4) ujawnieniu nieprawidłowości w gromadzeniu i rozdysponowaniu środków publicznych oraz marnotrawstwa mienia, a także ustaleniu osób odpowiedzialnych za ich powstawanie;

5) wskazaniu sposobów i środków umożliwiających likwidację nieprawidłowości.

Kontrola gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem powinna uwzględniać następujące elementy:

1) badanie dokumentów pod względem merytorycznym, polegające na stwierdzeniu prawidłowości i zgodności treści dokumentu z rzeczywistością;

2) badanie dokumentów pod względem formalnym, polegające na stwierdzeniu, czy zawierają one wszystkie typowe dla nich elementy, a w szczególności czy:

-       wystawione zostały w sposób prawidłowy,

-       podpisane są przez osoby upoważnione;

3) badanie dokumentów pod względem rachunkowym, polegające na ustaleniu pra­widłowości zawartych w nich działań arytmetycznych;

4) kontrolę zupełności i kompletności operacji, zmierzającą do zapewnienia, by wszystkie operacje zostały poprawnie udokumentowane i zewidencjonowane w księgach rachunkowych;

5) porównanie treści operacji z różnymi źródłami informacji oraz zatwierdzanie dokumentów przez upoważnione osoby;

6) porównanie zamierzeń i wykonania z budżetem;

7) przeprowadzenie inwentaryzacji.

1.    Wójt Gminy oraz upoważnieni kierownicy komórek organizacyjnych mają obowiązek określenia w sposób precyzyjny i spójny podległym pracownikom zadań, uprawnień i zakresów odpowiedzialności.

2. Dokumenty określające zakresy obowiązków pracowników, ich uprawnień oraz zakres ich odpowiedzialności są sporządzane na piśmie, a ich przyjęcie przez pracownika jest kwitowane; jeden egzemplarz dokumentu należy przekazać do akt osobowych pracownika.

Dowodem przeprowadzenia kontroli przez osoby upoważnione do przeprowadzenia kontroli procesów gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem jest złożenie podpisu wraz z datą na dokumentach dotyczących danej operacji.

Złożenie podpisu przez skarbnika obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo oznacza, że:

1) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem,

2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji,

3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym Urzędu.

W razie ujawnienia nieprawidłowości w czasie wykonywania kontroli osoba prowadząca kontrolę zobowiązana jest:

1) zwrócić niezwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym komórkom organizacyjnym w celu dokonania zmian i uzupełnień;

2) odmówić podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z przepisami prawa;

3) zawiadomić jednocześnie na piśmie o tym fakcie Wójta Gminy, który podejmie decyzję w sprawie dalszego postępowania, oraz podjąć niezbędne czynności zmierzające do usunięcia tych nieprawidłowości.

 

1.   Wójt Gminy, kierownicy komórek organizacyjnych oraz upoważnieni pracownicy Urzędu, realizując dochody budżetu Gminy, zobowiązani są:

1) prawidłowo i terminowo ustalać należności z tytułu dochodów Gminy,

2) pobierać wpłaty i terminowo zwracać nadpłaty,

3) prowadzić ewidencję wszystkich dochodów według działów, rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budżetowej,

4) terminowo wysyłać do zobowiązanych upomnienia oraz podejmować w stosunku do nich czynności egzekucyjne przewidziane ustawą o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,

5) terminowo wysyłać do zobowiązanych wezwania do zapłaty lub faktury za wykonane usługi,

6) umarzać i odpisywać należności nieściągnięte w granicach przysługujących uprawnień.

1.   Zaciąganie zobowiązań i dokonywanie wydatków należy poprzedzić oceną ich celowości i gospodarności, tzn. ocenić, czy zaciągnięcie zobowiązania lub poniesienie wydatku jest konieczne oraz czy danego zamierzenia nie można zrealizować lepiej, szybciej, taniej.

2.   Ocena celowości zaciągnięcia zobowiązania i dokonania wydatku przeprowadzana jest na podstawie zapotrzebowania przedstawionego przez pracownika komórki organizacyjnej prowadzącego sprawy gospodarcze i zaakceptowanego przez Wójta Gminy.

 

Podstawą wszczęcia postępowania o zamówienie publiczne jest określenie potrzeb na dostawy, usługi lub roboty budowlane oraz zabezpieczenie środków finansowych na ich realizację.

Do określonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego Wójt Gminy powołuje komisję przetargową, która działa na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz regulaminu pracy komisji przetargowej.

1.   Umowy w sprawach zamówień publicznych przed podpisaniem podlegają opinii radcy prawnego.

2.   Umowy podpisuje Wójt Gminy.

3.   Umowy wymagają kontrasygnaty skarbnika.

 

Zamówień publicznych, do których nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, udziela się zgodnie z Zarządzeniem Nr 38/07 Wójta Gminy Tyrawa Wołoska w sprawie określenia zasad udzielania zamówień publicznych o wartości do 14000 euro.

Rachunki oraz faktury przedkładane skarbnikowi do realizacji powinny być odpowiednio opisane.

 

1.   Kontrola prawidłowości gospodarowania mieniem obejmuje:

1) kontrolę pozyskiwania składników majątkowych,

2) kontrolę zbywania składników majątkowych oraz dysponowania nimi na rzecz innych podmiotów,

3) ocenę prawidłowości postępowań prowadzonych przez komisję likwidacyjną.

2.   Kontrola prawidłowości gospodarowania mieniem prowadzona jest w formie rejestru umów.

 

1.   Celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu składników majątku i źródeł ich pochodzenia.

2.   Realizację celu określonego w ust. 1 warunkują następujące czynności:

1) weryfikacja ksiąg rachunkowych;

2) ustalenie różnic inwentaryzacyjnych i rozliczeń osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie i za powstanie tych różnic;

3) zapewnienie ochrony mienia i ocena stanu zabezpieczenia przed zniszczeniem, kradzieżą, pożarem, zalaniem i innymi wypadkami losowymi;

4) dokonanie oceny gospodarczej przydatności posiadanych składników majątkowych pod względem ilości i jakości;

5) podjęcie działań ukierunkowanych na przeciwdziałanie powstawaniu nieprawidłowości w gospodarowaniu majątkiem Urzędu, a zwłaszcza gromadzeniu zapasów zbędnych i nadmiernych oraz powstaniu różnic inwentaryzacyjnych (niedoborów i szkód).

Tryb przeprowadzenia kontroli w drodze inwentaryzacji określa Zarządzenie Wójta Gminy Tyrawa Wołoska z dnia 3 października 2007 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji i powołania komisji inwentaryzacyjnej.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.